关键词:纸质档案,数字化加工,流程规范,质量管控,安全管理,成果验收
本规范精简整合纸质档案数字化全流程工作要求，明确组织管理、基础设施、方案制度、流程管控、档案出入库、数字化加工、数据处理、成果验收移交等各环节标准化操作准则，去除冗余重复表述，统一规范工作标准，旨在保障纸质档案数字化工作合规开展、档案实体安全及数字化成果质量达标。
1 组织与管理
1.1 机构及人员
1.1.1 需组建专项工作组织，统筹负责纸质档案数字化工作的规划实施、协调管控、安全技术保障、监督检查及成果验收，保障工作有序推进。
1.1.2 按需配置专职工作人员，包含具备统筹能力的管理人员、精通标准的技术人员、熟练履职的操作人员；建立规范化人员管理制度，严格审核外聘工作人员资质，强化工作安全管控。
1.2 基础设施
1.2.1 配置专用数字化加工场地，合理划分档案存放、前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等功能区域。
1.2.2 场地选址及温湿度等环境条件需适配档案实体保护要求，全域配备防火、防水、防有害生物、防盗、视频监控等安全防护设施。
1.2.3 按需配备、规范管理数字化设施设备，保障设备安全先进、满足工作开展需求。
1.3 工作方案
1.3.1 结合实地调研情况，制定科学可行的数字化工作方案，明确工作目标、保障工作落地见效。
1.3.2 工作方案需涵盖数字化对象、工作目标、内容、成本核算、技术方法、技术指标、验收依据、人员分工、进度安排、安全措施等核心内容；数字化对象结合档案珍贵性、开放度、利用率、抢救需求及资金情况综合确定。
1.3.3 优先通过专家论证方式审核工作方案，确保方案科学规范、贴合实际。
1.3.4 工作方案经审批后严格执行，审批文件与数字化过程文件统一归档保存。
1.4 管理制度
1.4.1 建立科学化、规范化管理制度并严格落实，保障档案实体安全及数字化成果质量。
1.4.2 管理制度需覆盖岗位、人员、场地、设备、数据、档案实体六大维度：岗位制度明确各岗位职责、流程、考核及奖惩标准；人员制度规范全员安全责任、日常行为及外聘人员、来访人员管理；场地制度规范人员出入、场地环境、设施设备及物品证件管理；设备制度规范全流程数字化设备运维管理；数据制度规范数字化全流程数据管控；实体制度规范档案交接、存放、流转管理。
1.5 全流程控制
1.5.1 依据法律法规及行业标准，制定全流程工作规范与操作细则，全程管控数字化工作，保障成果质量。
1.5.2 落实数字化全流程安全管理要求，筑牢档案安全防线。
1.5.3 建立问题反馈修正机制，及时发现、整改各工作环节问题。
1.6 工作文件管理
1.6.1 规范编制数字化工作文件，主要包含工作方案、审批书、流程单、数据验收单、项目验收报告、成果移交清单；外包项目需额外留存招标文件、投标文件、中标通知、项目合同及保密协议。
1.6.2 明确数字化工作文件的整理、归档、移交标准，实现文件规范化管理。
2 档案出库管理
2.1 档案保管部门依据既定数字化方案，完成档案调取、清点、登记，提交出库申请，经审批后按库房管理规定办理出库手续，与数字化部门双人清点、完成交接。
2.2 加工场地就近设置专用临时保管库，严格规范档案领取、归还、清点、登记流程，保障数字化期间档案实体安全。
3 数字化前处理
3.1 扫描页确定：原则上对目标档案全量扫描，不随意挑扫，无需扫描页面需单独标注说明。
3.2 页号编制：无页号、页号错误的档案需统一补编、修正页号；页号书写位置统一，不遮挡档案内容，书写工具不会损伤档案、影响长期保存；破损、缺页等特殊情况逐一登记备案。
3.3 目录数据准备：按照数据库建设规则，对照原件规范目录内容，完成特殊情况标记。
3.4 档案装订处理：以保护档案为核心原则判定是否拆除装订；拆除装订时避免损伤档案，修正档案排列顺序；特殊装订档案拆除前拍照留存原貌，便于后续复原。
3.5 档案技术修复：破损严重、无法直接扫描的档案由专业人员修复；折皱不平的档案提前压平处理，保障扫描质量。
4 目录数据库建立
4.1 依据DA/T 18档案著录规范，制定数据库字段长度、类型、内容等数据规则，全程严格执行。
4.2 优选可兼容通用数据格式的数据库，便于后续数据交换共享。
4.3 科学设计数据库结构，保留档案内在关联，适配成果管理与利用需求。
4.4 将前处理阶段的目录修正、补充内容录入数据库，形成完整、准确的目录数据。
4.5 采用计算机自动校对+人工复核双重模式，核查目录数据的完整性、规范性、准确性，不合格数据及时整改修正。
5 档案扫描规范
5.1 基本要求：结合档案原件状况、数字化目标、设备及存储条件，合理选型扫描设备、设置扫描参数，确保成像清晰完整、不失真，贴合档案原貌。
5.2 扫描设备：优先选用低损伤扫描设备；超大尺寸档案可采用大幅面设备扫描或小幅面分幅扫描拼接，分幅扫描重叠尺寸不小于原件单幅尺寸1/3，做好分幅标注；珍贵不规则档案增设标板、标尺标识原件尺寸；定期开展设备维保。
5.3 色彩模式：优先全彩扫描；含红头、印章、彩色图文的档案必须彩色扫描；纯黑白清晰无插图档案可采用黑白二值模式；黑白字迹模糊或含插图档案可采用灰度模式。
5.4 扫描分辨率：基础分辨率不低于200dpi；文字密集、清晰度差的档案不低于300dpi；COM输出档案不低于300dpi，高精度仿真复制档案不低于600dpi，印刷出版档案按需适配分辨率。
5.5 存储格式：长期保存采用TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式；日常浏览利用可转换为OFD、PDF格式；同一批次档案统一存储格式。
5.6 图像命名与存储：以档号为核心唯一命名，优先单页文件按“档号+流水号”命名，多页文件可采用档号命名；规范存储路径，保障数据精准挂接。
6 图像处理标准
6.1 图像拼接：分幅扫描图像需精准拼接，融合自然、无明显痕迹，保证图像完整整体性。
6.2 旋转纠偏：修正倾斜、方向错乱图像，保证图像端正、视觉无偏斜。
6.3 图像裁边：裁边预留页边外延2-3毫米，避免损伤档案有效内容。
6.4 图像去污：仅清除扫描产生的污点、黑边、污线等杂质，保留档案原件自然褪变、水渍、装订孔等原始痕迹。
6.5 质量复检：对不完整、不清晰、失真、漏扫、重扫、顺序错乱的图像，及时调整、重扫整改，确保图像处理全部达标。
7 数据挂接管理
7.1 通过专业软件完成目录数据与对应数字图像的关联挂接，实现数据图文匹配。
7.2 逐条核查挂接效果，重点校验图文对应准确性、扫描数量一致性、图像可正常打开性，发现问题立即修正。
8 数字化成果验收与移交
8.1 验收方式：成立专项验收组，采用计算机自动检验+人工抽检相结合的方式开展成果验收。
8.2 验收内容：覆盖数字图像、目录数据、元数据、工作文件、存储载体五大类成果，核查数据规范完整度、图像质量与命名路径、挂接准确性、文件合规性、载体安全性等核心指标。
8.3 验收指标：可自动化检验项目100%全检，合格率100%；人工抽检比例不低于5%，图文对应准确性抽检合格率100%，其余项目抽检合格率不低于95%。
8.4 验收结论：达标批次验收通过，未达标批次整改后复检；验收结果需验收人员签字、领导审核签字后方可生效。
8.5 成果移交：验收合格成果按方案要求及时移交，规范履行交接手续。
9 档案归还入库
9.1 档案复原装订：拆除装订的档案，数字化完成后按需复原装订，最大限度保留档案原貌，确保装订安全完整、无遗漏。
9.2 入库归档：按照档案库房管理标准，完成档案清点、核查，规范办理入库手续，完成归档。
