规范化的档案管理就是给那些乱七八糟、毫无秩序的档案建立一个完整的整理和管理系统，让它们变得井然有序、合理有条。这样可以建立档案之间的适当联系，确保档案的完整性，并为档案管理提供便利，提高档案的使用率。 规范档案管理的好处是提高档案的使用率。 那么，如何有效地管理档案呢？ 首先，规范的档案管理需要对档案进行整理，使其变成方便高效管理的格式，例如数字化处理等。
下面是整理数字化档案的步骤：
1、 把档案集中起来，筛选出有保存价值的档案。在开始规范档案管理时，需要对档案进行有效的区分，以便在后期能够合理地管理这些档案。因此，应该去除掉无用的档案，以免增加档案管理的负担，并将有用的档案资料聚集到一处。
2、对档案进行分类。根据客户的需求或档案整理的一般原则（如时间、地点、级别、敏感性等），进行分类。这涉及到档案整理的基础知识，需要整理档案的人员了解所处理档案的类型。分类档案也为后期高效利用提供便利。
3、为档案编写编号和目录。根据档案内部的联系，为档案编写页码和目录。编码是为了对档案进行排序，编写目录是为了建立一个大的检索框架。通过建立有效的检索渠道，确保档案后期能够快速检索所需内容。
4、 扫描整理档案。对整理好的档案进行扫描。在扫描之前，选择合适的设备，避免在扫描过程中损坏档案原件。扫描后的数据应储存在合适的设备中，以确保档案数据的安全。 同时，在工作时，档案整理数字化加工人员必须遵守档案扫描加工的规范，不能携带与工作无关的设备进入档案扫描加工场所。
5、核对档案数据。为了确保扫描的档案数据完整性，应该对扫描后的数据进行核查，及时修复和整理缺失或遗漏的部分。对于图像和图表扫描时出现的畸变，可以利用图像处理技术进行修复处理。要确保扫描的档案质量，以为客户提供更优质的服务。
6、系统对接。将扫描完成的档案数据与档案管理系统对接，确保通过电子管理系统实现档案的高效检索和利用。在对接系统之后，可以向客户演示系统的使用方法，以便客户在后期快速实现档案的检索和利用。
7、档案的装订和入库。根据客户要求，对扫描后的档案数据进行备份，并整理好档案原件。在客户核查验收档案扫描数据无误后，将档案移交给相关负责人。
总之，规范档案管理最重要的是对档案进行有效的整理，使其有序化、合理化。
