退役军人人事档案是退役军人事务局档案工作中的重要组成部分，记载了每一位退役军人的基本信息、退入伍材料、晋职晋衔材料、党（团）员材料、学历职称材料、伤残评定材料、奖励惩处材料、工资/生活待遇材料、退休材料、安置去向材料、其它需要审核的档案材料等内容，档案是每一位退役军人在服役期间的完整记录，也是退役安置、优抚优待的重要依据。本项目的顺利实施将有助于提高组织和业务部门的工作效率，使档案的查借阅、转递、审核等日常管理需求得到满足；同时，深入的提升档案资源的利用效率。通过建设退役军人人事档案管理系统将“死档案”转变为“活档案”深入挖掘档案潜在价值。

系统要实现档案采集和档案管理两个部分，主要功能包含：人员管理、档案检索、数字档案、档案查借阅、档案日常管理、档案移交、安全管理等构成，满足档案管理部门对档案进行“收、管、存、用”的需求。 退役军人人事档案系统的数字档案图像采集需要符合《退役军人人事档案数字化技术规范》的要求，具备完成人事档案从纸质档案转化为数字档案全过程的功能，采集过程包含基本信息录入、目录录入、档案扫描、图像处理、高清处理、目录打印的基本采集功能，并且可以制作离线数据包，离线数据包可以用来数字档案的转递和上报，档案接收单位可以将离线数据包导入到系统中。