根据冀退役军人厅〔2011〕3号关于印发《河北省退役军人人事档案管理实施办法》的通知，文件指示。为规范退役军人人事档案管理，推进全省退役军人人事档案管理工作科学化、制度化、规范化、信息化提升退役军人人事档案管理水平，根据相关法律法规规定，建设退役军人档案数字化智能化的档案管理系统，实现与退役军人信息采集系统、退役军人服务平台对接要求。
退役军人事务局，根据相关要求和建设规范，规划设计退役军人档案数字化项目，通过项目建设完成对全县（区）退役军人人事档案的“收、管、存、用”等管理，未来与市退役军人事务局形成数据对接；
本项目的建设内容主要包括：退役军人人事档案管理系统、智能档案室、档案数字化加工、档案容灾备份及档案室相关配套设施。
2021年11月23日，退役军人事务厅发布了《退役军人事务部等7部门关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》；
《意见》以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平强军思想和习近平总书记关于退役军人工作重要论述，积极适应军地相关改革，加强顶层设计，创新思路举措，明确了职责分工、档案交接、日常服务等8方面主要任务，对推动形成权责清晰、管理规范、服务优质、运转高效、安全可靠的退役军人人事档案工作制度机制，更好地维护退役军人合法权益，服务国防和军队建设，服务经济社会发展具有积极作用。
文件中提到全国各地退役军人事务厅（局）做好退役军人的档案利用，要求人事档案转接工作各地可在有条件的地区先行试点，再逐步推开，该项工作应于2023年底前完成。
文件要求各级退役军人事务部门要按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）等相关规定，结合实际加快档案库房建设，分别设置办公、整理、阅览和档案库房等，配备必要的档案装具以及温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统等设施设备，夯实硬件基础，不断提高现代化、规范化、标准化建设水平。目前自建档案库房确有困难的地区，可继续委托档案管理机构暂时保管退役军人人事档案，同时加快协调推动自建档案库房工作。
一是推进退役军人工作高质量发展的需要。贯彻落实习近平总书记关于退役军人工作重要论述，推进工作高质量发展，需要把做好退役军人人事档案管理利用工作作为一项重要基础工程来抓，积极适应军地相关改革，围绕退役军人人事档案管理利用，进一步完善政策措施，健全工作机制，夯实基层基础。
二是维护退役军人合法权益的需要。退役军人人事档案事关退役军人就业安置、待遇核定等切身利益，事关做好退役军人服务保障、安全保密、帮扶援助等具体工作。随着退役军人各项优惠政策的制定出台，退役军人人事档案的价值作用日益凸显，需要及时补齐政策“空白点”，连通工作“衔接点”，有效提升退役军人人事档案服务管理水平。
退役军人人事档案是退役军人事务局档案工作中的重要组成部分，记载了每一位退役军人的基本信息、退入伍材料、晋职晋衔材料、党（团）员材料、学历职称材料、伤残评定材料、奖励惩处材料、工资/生活待遇材料、退休材料、安置去向材料、其它需要审核的档案材料等内容，档案是每一位退役军人在服役期间的完整记录，也是退役安置、优抚优待的重要依据。本项目的顺利实施将有助于提高组织和业务部门的工作效率，使档案的查借阅、转递、审核等日常管理需求得到满足；同时，深入的提升档案资源的利用效率。通过建设退役军人人事档案管理系统将“死档案”转变为“活档案”深入挖掘档案潜在价值。
根据退役军人人事档案管理的业务需求，紧跟技术发展潮流，采用先进的开发平台和开发技术，整体设计管理平台和采集平台，实现对档案信息和档案材料的收集、整理、保管、统计、查阅等工作的信息化管理，实现对档案“收、管、存、用”的综合利用。从而真正推动退役军人人事档案职能功能从保管服务型到主动服务型的转变。
本项目建设实施采用前沿主流技术，围绕退役军人人事档案数字化、查借阅、转递等工作，实现档案的数字化管理，从而保证数据来源的真实性、有效性，大力推进档案工作的数字化转型。建设内容主要分为以下几个部分：退役军人档案智能库房、档案数字化加工服务、人事档案系统、数据容灾备份四部分建设内容，以此来解决档案工作中的难题以及各处室对数据的需求。
退役军人人事档案智能库房建设的目的是：按照7部门意见把原来武装部移交给退役军人事务局的档案按照《国家档案存放标准》建设智能化档案库房。
档案智能库房由实体档案管理、档案存储设备管理、档案库房环境管理、档案库房安全防范管理等多种管理方式组成。要实现档案管理的规范化、智能化，还为档案库房的环境和安防提供了改善和管理途径。使传统的档案管理朝着网络化管理方向发展，打破了层级、部门之间的限制，促使档案管理人员和职能部门进行协调互通，使档案管理的程序和操作流程更加简明、畅通。
退役军人档案智能库房以物联网技术为支撑，将档案库房中所有“物”包括实体档案、实体档案管理设备、档案存储设备、档案库房环境监控设备、档案库房安全防范设备等设备集中一体化管理，接入事务局局域网，在实现各功能设备独立运行的同时，亦可根据设定逻辑和特定要求联动运行，自动调节温湿度及空气净化，达到相关要求的标准化、规范化、科学化、效能化、一体化智能管理，最大限度地提高档案管理效率，保证档案的安全与完整。
退役军人智能库房标准化设计图
退役军人智能库房常规库房设计图
退役军人智能库房常密集架现场图
退役军人智能库数据可视化
档案数字化加工是指利用计算机技术、扫描技术、图像优化技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、流媒体技术、存储技术等高新技术基于人工操作把各种载体的档案资源转化为数字化的信息。
档案数字化加工的主要内容:
第一项档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;
第二项各种载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案图像数据库或多媒体数据库;
第三项各类档案专题信息的采集与建库。
退役军人人事大难数字化加工流程
（四）退役军人人事档案管理系统建设
系统要实现档案采集和档案管理两个部分，主要功能包含：人员管理、档案检索、数字档案、档案查借阅、档案日常管理、档案移交、安全管理等构成，满足档案管理部门对档案进行“收、管、存、用”的需求。
退军人人事档案系统的数字档案图像采集需要符合《退役军人人事档案数字化技术规范》的要求，具备完成人事档案从纸质档案转化为数字档案全过程的功能，采集过程包含基本信息录入、目录录入、档案扫描、图像处理、高清处理、目录打印的基本采集功能，并且可以制作离线数据包，离线数据包可以用来数字档案的转递和上报，档案接收单位可以将离线数据包导入到系统中。
退役军人人事档案系统功能模块
退役军人人事档案信息化建设数据融合的人事档案系统，实现退役军人建档立卡数据和人事档案数据的无缝结合，满足省、市、县三级数据本地化，为领导决策提供数据抓手，深度利用当年数据让数据多跑路，让办事人员少跑路的原则，重构退役军人人事档案利用流程，打通退役军人档案数据共享通道，建立部门间的互联互通协查模式。
（五）数据容灾备份体系建设
退役军人数据是重要的生产资料，关键数据的丢失会给各单位造成致命的打击，会产生严重的后果；因数据是不可再生的，所以数据的安全性、保密性是至关重要的。为了防止此类现象的发生，必须进行数据容灾备份。
退役军人人事档案系统平台的建设内容主要是智能档案室的装修和人事档案整理及数字化加工的时间，按照8000册档案计算建设周期需要3-4个月。
