在广西壮族自治区来宾市兴宾区退役军人服务中心，一大早，退役军人石鹏就来到这里查询自己的档案，只见他出示身份证，经办人员输入他的姓名后，卷宗即刻“秒出”，实现了查阅档案从以前的“翻箱倒柜”查阅到现在的“一点即阅”。
近年来，来宾市高度重视退役军人人事档案管理利用数字化工作，高水平谋划、高质量推进、高标准落实。目前，全市共完成档案移交和数字化4万余卷，退役军人人事档案移交转接、整理修复和数字化工作走在全区前列。
如今，退役军人到所在地的县级退役军人事务部门，即可现场申请办理档案查询，由经办人通过档案管理系统调取信息“一键”查阅，无需反复查阅等待，省时、省心又省事。
及早试点，打造推广样板。早在2020年9月，来宾市就在全市退役军人服务保障现场推进会上部署安排人事档案工作，明确档案转接、整理和数字化时间要求。2020年10月，武宣县利用基础设施完善、档案底数清晰等有利条件，按20年存放年限和数量建设档案库房和档案查阅室，并于2021年11月建立退役军人个人电子档案，录入档案管理系统。目前，武宣县已建立数字档案1.03万件、29.8多万页，工作走在全市、全区前列。在武宣县的成功经验上，来宾市其他县（市、区）以武宣县为样板，迅速推广。
提供保障，建强基础设施。来宾市投入82.27万元打造9间共391.31平方米的库房，配置档案密集架、计算机、扫描仪、打印机等47组（台），安装了空调机、除湿机、消防器材、安防监控等保护设施，预计可满足未来20年的人事档案存放要求。如兴宾区在财政极其困难情况下，仍落实13.8万元建设档案库房，达到库房环境智能调控、监控无死角目标；象州县采取“三同一加”措施（库房修缮、清点移交、外包采购同步进行，加大人员投入），仅用一个月时间就完成档案转接、整理，现正加快推进数字化工作。
在档案整理过程中，工作人员参照《干部档案工作条例》等要求，全力保持档案的原样，做好防火、防盗等防护措施，对受损、易损的档案进行修复、复制，并将档案数据进行备份保存，既保证材料真实、文字清楚、手续齐全，又实现档案永久保存。
严密移交，确保“收得全”。组织力量对存放在地方乡镇（街道）、人武部等地的人事档案全面摸底造册，并对入伍批准书等相关要件严格审查，准确核定对象身份。建立工作清单，制定转接计划，组织双方签字确认，实现档案交接“全程纪实”。目前全市已完成移交4万多份，移交率达100%。
严实整理，确保“理得顺”。对编目内容、编制类号和顺序号等进行核对，并将档案材料分为履历、入伍等12大类，按时间先后或内在联系进行分类固定，针对纸张破损或字迹不清晰的材料进行复印、扫描，对一些纸张不规则、卷角、褶皱的档案材料进行技术加工，最后在每份材料首页编写类号和顺序号。目前，全市共完成档案修复约1万份，未发生原始档案遗失、损坏等情况。
严谨立卷，确保“建得好”。精心设计档案盒要素和档案内页目录，融入军的元素，使退役军人人事档案明显区别于普通行政文书档案。对人事档案卷宗号采用两种方式进行编号、立卷，确保编排有序、标准相同。以“八个一”工作法为抓手，动态维护和收集完善资料，有效防止材料缺漏项。仅2023年，全市就更新信息1500份、复核2800份、减员3100份。
严格扫描，确保“存得久”。投入133.24万元聘请档案公司利用专用扫描仪将所有纸质档案逐页扫描，形成数字图像和文本，通过计算机存储、移动硬盘存储、光盘刻录等不少于3种方式，完成4万多卷档案数据的备份保存，实现纸质档案和电子档案同步并行管理。
以往，退役军人要到地方民政部门或地方武装部查询自身档案。由于缺乏专门的管理，要从众多的纸质档案里翻找到个人的卷宗，再翻阅卷宗查到所需的档案材料，耗时又耗力。
现在，市、县两级退役军人事务部门设置了免费查档服务窗口，将电子档案挂接到信息管理系统，制定查询复印办理流程，落实专人负责审批、登记、调阅，让退役军人享受“一站式”服务，彻底改变了以往“查找过程繁琐、查阅耗时较长”的问题。
同时，来宾市在每个乡镇（街道）退役军人服务站组建帮代办队伍，为行动不便人员开展帮代办服务。仅2023年，全市就提供免费查档服务770余人次，其中帮代办460余人次。今年60岁的退伍老兵张利兴，在办理退休手续中需要档案佐证工龄，经办人员通过系统迅速调取档案，陪着张利兴顺利办理退休手续。
退役军人人事档案数字化管理有效促进了档案在待遇申请、纾困解困、就业帮扶等方面的查证作用发挥。截至目前，全市开展待遇、安置等档案审核10783卷次，落实符合退役军人自身特点岗位384个。
